REFERATUA.ORG.UA — База українських рефератів


Загрузка...

Головна Діловодство, Архівознавство → Організація документообігу

Організація документообігу

План

  • Проблема вдосконалення документообігу.

  • Поняття "Документообіг", його розвиток і нормативно-методична регламентація.

  • Прийом, обробка і розподілення вхідних документів.

  • Правила обробки вихідних документів.

  • Обсяг документації, створений в приміщеннях як всього світа, так й нашої країни, має тенденцію до постоянного і все більшого росту. У зв'язку з научно-технічним прогресом величина об'ємів управлінської документації проходить пропорціонально зміні росту об'ємів виробництва продукції і впровадження роботи. Це перша закономірність документостворення.

    Ріст об'ємів виробництва приводить до стрімкого росту об'ємів інформації. В же час виробництво роботи в виробничій сфері росте набагато скоріше за виробництво роботи в управлінні. Цей розрив-одна із основних причин росту апарата управління всіх розвинутих країнах світу.

    Причини росту об'єма документообігу поділяють на об'єктивні та субоб'єктивні.

    Головними об'єктивними причинами збільшення об'ємів документів являється вплив научно-технічного прогреса, розвиток економіки, розширення і ускладнення номенклатури випущеної продукції, засвоєння нових районів, будування нових об'єктів, ускладнення процесів управління. При цьому об'єми створених документів збільшуються з ростом кількості документних дій і кількість адресатів, яким ці направлені. Таким чином, збільшення або зменшення об'ємів документів значним чином зв'язанн з процесами документування.

    До суб'єктивних причин відносяться:

    • Бюрократизація апарата управління з яокю зв'язане збільшення кількості провіряючих інструкцій. Все це приводить до створення документів, не обгрунтованих діловою необхідністю, для страхування на всякий випадок;

    • Незначні або недотримання управлінських структур законодавства, нормативних актів, установлених юридичними потребами до оформлення документів. В наслідок виникає недовіра до документів і їх перепровірок, створення нових документів;

    • Некваліфікаційне документування розпорядчої діяльності. Наприклад, наказ, нереальні строки виконання, обов'язково спричинить потік листів або доповідних записок управлінських організацій ( структурних підрозділів ) пояснювального характера.

    • Несвоєчасне, неякісне виконання доручень, договірних обов'язків, обрив строків їх виконання породжує потік документів з проханням перенесення строків, рекламаціями, претензіями і т.д.

    • Відсутність прав у підвідомчих або підлеглих організацій в рішенні постановлених перед ними завдань підштовхує постоянно звертатися до вищестоячих органів за поясненями або вирішеннями спорних питань;

    • Некомпетентність управлінського персонала в рішенні виробничих, економічних, управлінських завдань приводить до вибору не цілеспрямованих варіантів їх рішень, що виражається у документуванні самих цих дій, а також випробувування прийнятого рішення;

    • Відсутність в управлінському апараті регламентації документосвідчення приводить до використання значної кількості різноманітних видів і форм документів, призначених для документуваня індентичних функцій і містять аналогічну інформацію, або за викладом показників;

    • Широке розповсюдження копіювальної технікиі її безконтрольне використання в організаціях приводить до створення великої кількості документів, які використовуються в значній мірі;

    • Використання в процесах створення і підготовці документів в комп'ютері, з однієї сторони, значно підвищела швидкість підготовки документів, з другої сторони призвело до значного збільшення кількості документів за рахунок створення одного і того ж документа в паперовій і електронній формі.

    Таким чином у числі суб'єктивних причин, впливаючих на збільшення документообігу, ми бачимо як зв'язані з окремою особою ( діяльність керівника спеціаліста ), такі з порушенями вимог законодавства, з організацією документування. До суб'єктивних причин потрібно піднести нові технології, підготовка документів, які скоротили час на створення текста, його роздруковку і копіювання. Це рішення зроблене і відчизняними документознавцями і зарубіжними спеціалістами в області управління документацією.

    2. Документообіг –рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.

    Організація документообігу – це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка.

    Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, но і швидкість цього руху.

    В діловодстві документообіг розглядається як функція комунікації, реалізація якої повинна відноситися із загальними цілями виробництва – інформаційним забезпеченням діяльності апарата управління, його документування, збереження і використання раніше створеної інформації.

    З нечіткою організацією рух документів в теперішній час звязує багато недостатків організації документаційного забезпечення діяльності апарата управління. Наприклад процес документаційного забезпечення прийнятого управлінського рішення включає три складових: інформаційну підтримку рішення; документування рішення; контроль за його виконанням. Кожна операція супроводжується переміщенням документа в управлінському аспекті із одного структурного підрозділа в другий, передачею від технічного виконання до спеціалістів а потім – до керівника.

    Термін "Документообіг" появився в літературі у 1920-ті роки. В літературі того часу обоснована методика обстеження рухів документів, розроблена технологія їх доставки. Термін документообіг визначає рух документів і їх величину (кількіст), і тому в нормативних документах 1960-ті роки увагу приділялося не руху документів, а окремим технічним операціям, виконувальних в процесі його руху: прийняття, відправки і регістрації і т.д.

    При розробці інформаційного забезпечення автоматизованих систем була створена методика вивчення маршрутів руха документоплинності, їх параметрі за допомогою матиматичних методів. Комплексне вивчення виробнцтва в апаратах управління різних урівнів в значній частині було присвячено проблемам організації руху документів. У результаті цих вивчень виявились типові недоліки в організації руху документів:

    • Відсутність регламентації шляхів проходження однакових видів документів в організаціях однакових рівнів і направленої діяльності;

    • Нараховано багато інстанцій на шляху проходження документів в апараті управління;

    • Не однократні повернення руху документа ( в процесі регістрації, редагування і друге );

    • Відсутність правил передачі документів, їх доставки, кур'єрного зв'язку.

    Головне правило документообігу – оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації путів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень.

    Розробка основних положень ГСДОУ не принесли значних змін в концепцію руху документів. Проте в 1980-х роках в цілому світі починає активно обговорюватися питання про інтеграцію нетрадиційної документації. Ця інтеграція передбачала:

    • Об'єднання різних джерел документної інформації в єдину систему;

    • Організацію документів з різноманітними носіями на основі загальної класифікаційної системи;

    • Вилучено дублікування інформаційних і документаційних потоків;

    • Уніфікацію прийомів роботи з документами.

    В основні положення


  •  
    Загрузка...